Как получить материальную помощь на работе

Кроме стандартных выплат по оплате труда, положенных по закону, предприятия и организации часто финансируют расходы, обусловленные отдельными событиями в жизни своих работников: свадьбой, рождением детей, юбилейными датами, смертью членов семьи и другими.

Необходимо понимать, что ваш работодатель не должен предоставлять такую поддержку, это просто дополнительный соцпакет и если он есть, то вам повезло. О наличии матпомощи именно в вашей компании нужно узнавать в структурном подразделении по работе с персоналом. Если такая возможность есть, то чаще всего достаточно написать заявление на имя первого руководителя и после его согласования вы получите выплаты на банковскую карту. Ниже подробнее рассмотрено, как разобраться в видах материальной поддержки в порядке подготовки документов и рассчитать сумму налоговых вычетов с назначенной вам суммы. 

Что такое материальная помощь 

Материальная помощь — это вид социальной поддержки, который идет отдельно от выполнения работниками своих должностных обязанностей и часто его наличие не зависит от уровня занимаемой должности, а исключительно основывается на ситуациях в личной жизни.

Когда работодатель предусматривает возможность оказывать дополнительную помощь, то это прописывается в локальном нормативном акте.

Иногда, но не слишком часто, компании могут выделять средства на материальную поддержку бывших работников-пенсионеров или их семей, например, в случае смерти самого работника. 

Кому, в каких случаях и какие свидетельства надо предоставить, обычно закрепляется письменно. Этот документ может быть узко направленным именно на оказание материальной помощи, а может быть частью другого документа: порядка оплаты труда, правил трудового распорядка, а в отдельных случаях даже разделом коллективного договора. 

Чаще всего ознакомление с подобными документами происходит, когда вас принимают на работу или в момент утверждения локального нормативного акта. Но в любом случае допустимо обратиться в кадровую службу или подразделение, отвечающее за ведение внутренней бухгалтерии. Возможно, придётся подать письменный запрос, тогда нормативный акт предоставят для ознакомления в пределах трёх дней, руководствуясь статьей 62 ТК РФ.

Выплату производит работодатель (предприятие или частный предприниматель). Кроме того, если вы являетесь членом профсоюза, то от этой организации также могут предусматриваться выплаты. В учебных учреждениях могут быть отдельные виды помощи. Ещё одним источником выплат могут выступать средства бюджета, это выплаты могут предусматриваться для чрезвычайных ситуаций. Обо всех этих видах помощи будет упомянуто ниже немного подробнее.

Виды материальной помощи 

Собственник бизнеса или руководство организации, при наличии у них таких полномочий, определяют как ограниченный, так и достаточно широкий перечень событий для выплаты денежных средств. Особо щедрые работодатели могут назначить выплаты к любому сколько-нибудь значимому событию, предусматривать периодические выплаты к праздникам, отпуску, юбилеям. 

Работодателем чаще всего предусматриваются следующие виды матпомощи:

• рождение детей: часто предусматривает хорошие суммы около 50 тысяч рублей, так как имеются определенные налоговые льготы (если на момент выплаты ребенку ещё не исполнился год, то сумма до 50 тысяч рублей не облагается налогом на доходы физлиц, причем допускается выплата на таких условиях каждому из родителей/усыновителей даже работающим на одном предприятии), подтверждением будет служить свидетельство о рождении, документы об усыновлении/удочерении;
• смерть близкого родственника: сумма ничем не ограничивается, кроме правил работодателя, подтверждением будут документы о родственных связях и свидетельство о смерти;
• события личного характера (пожар, затопление, ДТП и тому подобные): на усмотрение работодателя, при наличии финансовых возможностей, наличия полномочий и желания помочь;
• иные поводы (праздники, отпуск, юбилей, свадьба, рождение детей и так далее): даже если такие выплаты назначены работодателем на регулярной основе, это все равно материальная помощь, а не премия.

Материальная помощь из государственных средств предусмотрена исключительно для ЧС – это катастрофы, природные явления, аварии, эпидемии на конкретной территории, об этом объявляют органы власти, они же назначают суммы, выделяемые из федерального бюджета.

В случае предоставления средств за счет бюджета, предусмотрены четко установленные размеры и назначение: 

• общая – 10 тысяч рублей на человека;
• частичная утрата имущества первой необходимости – 50 тысяч рублей на человека; 
• полная утрата имущества первой необходимости – 100 тысяч рублей на человека; 
• легкий вред здоровью – 200 тысяч; 
• средней или высокой тяжести – 400 тысяч; 
• смерть 1 млн. рублей (членам семьи погибшего), плюс на погребение в размере, установленном органом местной администрации. 

Работодатель в таком случае выплачивает помощь в дополнение к выплатам из бюджета сугубо по собственному усмотрению.

Как оформляют выплату матпомощи 

Особенности порядка получения матпомощи на предприятии целесообразно обговорить с работником кадровой службы или бухгалтерии. Форма заявления может быть унифицированной и копии документов, которые необходимо приложить, различаются. Если стандартной формы нет, то пишете в свободной, согласно правил оформления документов в вашей организации.

В заявлении на выплату стоит указать статью и данные нормативного акта, согласно которого просите оказать помощь (если, конечно, знаете), опишите обстоятельства, поставьте дату и личную подпись. После подготовки полного пакета, документы поступают на рассмотрение руководителю. В зависимости от проставленной резолюции, готовится приказ о выделении средств на материальную помощь или просьбу отклоняют. В отдельных случаях писать заявление не требуется, например, к круглым датам или праздникам.

Когда к заявлению должны быть приложены подтверждающие документы о том, что заявитель имеет право на получение такой поддержки: при рождении ребенка – это копия свидетельства о рождении. 

Если в порядке оказания матпомощи на предприятии присутствует формулировка с возможностью оказания помощи в связи со смертью или тяжёлой болезнью членов семьи, то в документе перечислят, о ком конкретно идёт речь: супруг или супруга, дети, родители, брат или сестра. 

В случаях, когда так подробно не расписано, то основанием будет статья 2 Семейного кодекса РФ: супруги, родители (в том числе приемные) и дети (в том числе приемные). Подтверждением родства будут свидетельство о рождении (на детей или самого работника, когда речь о родителях) или свидетельство о браке, подтверждение смены фамилии любого из лиц, фигурирующих в заявлении.

Когда работник просит помощь в связи с чрезвычайными обстоятельствами, то нужна справка из соответствующего учреждения: подразделения МЧС, полиции и других. Компенсация расходов на лечение и реабилитацию происходит по чекам и договорам.

Приказ о предоставлении матпомощи должен содержать:

• наименование предприятия или организации;
• ФИО работника, которому назначена выплата;
• сумма матпомощи;
• сроки и форма ее выплаты.

После утверждения приказа с ним знакомят работника под роспись и передают в структурное подразделение, отвечающее за ведение внутреннего бухгалтерского учета. Бухгалтерская служба произведет выплату указанным в нем способом: на банковскую карту, наличными или любым доступным способом. 

Как выплачивается матпомощь 

Часто выплата производится аналогично оплате труда с указанием даты и номера организационно-распорядительного документа в назначении платежа. Могут быть варианты перечисления на карточный счет, почтовым переводом или наличными через кассу.

Если иное не указано в приказе руководителя, то работник получит денежные средства в сроки, прописанные в соответствующем порядке или трудовом договоре. Чаще всего выплата производится одновременно с перечислением оплаты труда или аванса.

Как рассчитать размер материальной помощи 

Законодательством оговорены отдельные виды матпомощи, которые не облагаются налогом на доходы физлиц или облагаются сверх установленной суммы. При отсутствии желаемой работником материальной поддержки в списке, вся выделенная сумма будет уменьшена на размер НДФЛ — 13%.

Полностью освобождены от уплаты налогов на доходы следующие виды выплат:

• по причине смерти работника, в том числе ушедшего на пенсию, в пользу ближайших родственников (от работодателя);
• связанные со смертью близкого родственника (от работодателя);
• по инвалидности (от любой общественной организации);
• если выплаты производит профсоюз своему члену или учебное заведение учащемуся;
• все выплаты, связанные с актами терроризма и другими ЧС (от государства или работодателя, как самому работнику, так и его семье).

Частично освобождается помощь в рамках лимитов:

• в честь юбилея или профессионального праздника на каждого работника предусмотрена сумма в 4 тысячи рублей в год, которая не будет облагаться НДФЛ;
• рождение детей, усыновление/удочерение 50 тысяч каждому из родителей на одного ребенка;
• инвалидам – 10 тысяч рублей в год.

То есть, допустим конкретному работнику исполнилось в этом году 50 лет и ему выплатили 3 тысячи рублей, НДФЛ не удерживали, так как сумма меньше лимита. В этом же году всем работникам к профессиональному празднику заплатили по 4 тысячи рублей, но у нашего работника остаток лимита всего 1 тысяча, значит, в момент зачисления с него будет удержан налог в размере: (4000 – 1000) × 13% = 390 рублей и получит в отличие от остальных 4000 – 390 = 3610 рублей.

Налогообложение материальной помощи

Работодателю необходимо правильно подойти к вопросу налогообложения матпомощи. Любые выплаты не снижают налогооблагаемую базу самой компании, а страховые взносы можно не платить в исключительных случаях. Поэтому работодатель рискует оказаться должен государству, желая помочь своему специалисту в сложной жизненной ситуации. Именно с подобными обстоятельствами может быть связан отказ в выделении средств, возможно у вашего работодателя на настоящий момент отсутствуют свободные ресурсы, с которых уже выплачены налоги.

В соответствии с пунктом 23 статьи 270 НК РФ матпомощь как расходы для вычисления суммы к уплате налога на прибыль. На тех, кто находится на упрощённой системе налогообложения, матпомощь не является расходами основываясь на статье 346.16 НК РФ.

Часть выплат не облагается страховыми взносами согласно подпунктам 3 и 11 пункта 1 статьи 422 НК РФ, подпункта 3 пункта 1 статьи 20.2 Закона № 125-ФЗ. 

К такой материальной помощи относятся следующие категории выплат:

• вызванные стихийными катаклизмами, актами терроризма или другими ЧС;
• помощь по причине смерти близкого члена семьи;
• выплаты на детей в пределах 50 тысяч, которые предназначены родителям, усыновителям, опекунам;
• любая материальная помощь в пределах 4 тысяч рублей.

Все вышеперечисленные исключения в равной мере распространяются на ранее работавших в этой организации и родственников работников, которым производятся выплаты. Такие нормы прописаны в статье 420 НК РФ. Все остальные виды материальной помощи и суммы превышающие указанные выше лимиты по полной программе облагаются всеми взносами по социальному, медицинскому и пенсионному страхованию.

Чтобы получить материальную помощь на работе 

Итак, когда вы желаете получить какой-либо вид финансовой поддержки от своего предприятия, кроме основной оплаты труда, сначала убедитесь, что такие выплаты им предоставляются и ознакомьтесь с правилами. Подготовьте полный список необходимых документов, служащих основанием для ее получения. Заполните заявление в соответствии с действующими требованиями.

После рассмотрения руководитель примет решение об одобрении или отклонении выплаты. Если вы все сделали правильно и в рамках внутреннего порядка, то будет издан приказ о предоставлении помощи. 

Даже если помощь в принципе не предусмотрена внутренними документами организации или не предусмотрена для вашей ситуации, то попросить ее тоже можно. Возможно руководство войдёт в ваше положение и выделит средства.